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当然,我不会告诉你那些根本无法证实的事情,这件事情的主角是一个活生生的人———里昂?胥孟津。多年来,他一直是西蒙出版社几个高层单位的主管之一,现任纽约州纽约市袖珍图书公司的董事长。
下面就是他的经验
“15年来,我几乎每天都要花一半的时间开会和讨论问题。会上大家很紧张,坐立不安、走来走去,彼此辩论、绕圈子。一天下来我感到筋疲力尽。如果有人对我说我可以减去开会时间的四分之三,可以消除四分之三的神经紧张,我一定会认为他是痴人说梦。可是我却制定出一个恰好能做到这一点的方案。这个办法我已经用了八年。对我的办事效率、我的健康和我的快乐,都有意想不到的好处。
“下面就是我的秘诀:第一、我立即停止15年来我们会议中所使用的程序——我那些很恼火的同事先把问题的细节报告一遍,然后再问:‘我们该怎么办?’第二、我订下一个新的规矩——任何一个想要把问题同我的人必须先准备好一份书面报告,回答以下四个问题:
一、究竟出了什么问题?
(‘以前我们常常花上一、两个小时,还没人弄清楚真正的问题在哪里。’)
二、问题的起因是什么?
(‘我吃惊地发现我浪费了很多时间。却没能清楚地找出造成问题的基本情况是什么。’)
三、这些问题可能有哪些解决办法?
(‘过去会上一个人建议采用一种方法,另一个人会跟他辩论。辩论常常跑题,开完会也拿不出几种办法。’)
四、你建议用哪种办法?
(“过去开会总是花几个小时为一种情况担心,不断地绕圈子,从未想这所有可行的方法,然后写下来:这是我建议的解决方案。’)
“现在,我的部下很少把问题拿上来了。因为他们发现,在认真地回答了上述四个问题之后,最妥当的方案就会像面包从烤箱中自动跳出来一样。既使非讨论不可,所花时间也不过是过去的三分之一,因为讨论的过程有条理而且合乎逻辑,最后都能得到很明智的结论。”
法兰克?毕吉尔,这位美国保险业的巨子,运用类似方法,不仅消除了烦恼,而且增加了收入。他敢。“我刚开始推销保险的时候,对自己的工作充满了热情。后来发生了一点事,使我非常气馁。我开始看不起我的职业、几乎都要辞职了——可是我突然想到一件事,在一个星期六的早晨,我坐下来,想找出我忧虑的根源。
“一、我首先问自己:‘问题到底是什么?’我的问题:我拜访过那么多人,成绩却不理想。我和顾客谈得好好的,可最后快要成交时,他们就对我说:‘我再考虑考虑,下次来再说吧。’我又得花时间去找他,使我觉得很颓丧。
“二、我问自己:‘有什么可行的解决办法?’回答之前,我当然得先研究一下过去的情况。我拿出过去12个月的记录本,仔细看看上面的数字。
“我吃惊地发现,我所卖的保险、有百分之七十是在第一次见面成交的;另外有百分之二十三是在第二次见面成交的;只有百分之七,是在第三。第四、第五次……。才成交实际上,我的工作时阿,几乎有一半都浪费在那百分之七的业务上了。
“三、那么答案是什么呢?很明显:我应该立刻停止第二次以后的拜访,空出的时间用于寻找新的顾客。结果令人大吃一惊:在很短的时间内,我就把平均每次赚2。70元钱时成绩:提高到了4。27元。”
法兰克?毕吉尔现在每年接进的保险业务都在100万美元以上。可是他曾经想放弃他那份行业,几乎就要承认失败。
结果呢,分析问题使他走上成功之路。
下面再列一下这几个问题,看看你是否也能应用它们:
一、问题是什么?
二、问题的成因是什么?
三、可能解决问题的方法有哪些?
四、你建议用哪一种方法?
第二部 小结
分析忧虑的基本规则
规则一:收集事实,记住郝基斯院长所说的:“世界上的忧虑,一半是因为人们在还没有足够的知识来做决定之前,就想做决定。”
规则二:在仔细权衡所有事实之后,再做决定。
规则三:一旦很谨慎地做出决定之后,就要立即行动去实现,不要为结果担忧。
规则四:当你或你的同事为某个问题忧虑时,请写出下列问题和答案:
(1)问题是什么?
(2)问题的起因是什么?
(3)所有可能解决的方法是什么?
(4)最好的解决方法是什么?
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