快眼电子书

手机浏览器扫描二维码访问

第13部分(第1页)

尤其是长篇的Word,有可能中间的某个段落是从别的文章复制过来的,如果你原样粘贴过来的,那它的字体和你Word本身的字体字号肯定是不同的。这时候可以选用格式刷,对文字和段落的格式进行统一刷新,让文章变成统一的样式。如果是很长的文件,里面包含了很多其他人帮忙协助的部分,我整合它们的时候,为了体现文章的整体性,会把这个文档做成模板,如果想把它做成日后公司的标准文书,还可以选用样式列表。样式列表是对特定状态的字符,例如标题、正文、层级标题甚至是表格等等进行格式化的修订,你只要把它选中了,定义成统一的样式就可以了。

对于页数比较多的文档还可以加入页码。页码实际上是页脚的特定概念,一般插入在右下角比较好。最好插入几分之几页。(总页数当前页数)。

为了使你的文档看起来专业,加了页脚,最好也加上页眉,让每页都变得不同凡响,如果您这篇文档是样章,那就再加个水印,把公司的LOGO添加到底板的水印上,让别人无法复制,让自己的文档变得更个性。

样式列表、格式刷、定义标题、自动目录、页眉页脚和水印、中英文字体的统一定义,都是Word非常好的应用,绝对可以让你的一个普普通通的文档变成高档次的文档,更重要的是这些应用可以大大提高你的工作效率和工作质量。

我觉得Word还有很多有意思的应用。我记得第一次见到“”字时,我不认识是什么字,这个字是我一个朋友发给我的,我看了一遍也没记住,也不好意思问他是什么意思,打我又打不出来。很多人说可以将它复制到搜索引擎上,上网查。其实,通过Word也可以将它查出来。复制“”字,贴到Word里面,通过显示这个汉字的拼音,就可以知道这是什么字了。以后大家遇到不认识的字也可以这么做。

下面说说Office里面另一个很好的应用Excel。

我建议大家养成常用Excel的习惯,在提高Word使用效率的同时,多使用Excel去完成一些使用Word不太方便操作的任务。比如我们做一个Word文档,文档中间连续多页都包含很多不同的数据,使用Excel就可以让这些数据以简化的方式呈现。Word的表格工具只会让表格更好看,而不会让表格更实用。

但是Excel能让表格更实用,比方说,我将不同的数据表汇总在一个表上,为了显示出这些表里数据的关联性,最好用Excel制作一个表单。

尤其是在做商业计划、市场报告或者财务报告的时候,在Word里面插入表格时,一定要选择直接嵌入Excel表格,千万不要用粘贴剪切的方法,把表格直接贴到Word上。这么做是因为如果Word文档里表单的内容修改了,只要单击Word里的这个表单,与这个表单联系的Excel表单也会自动进行修改,哪怕一个数据变了,整个Word文档的数据都会跟着变。这样我们就不用挨个儿重新算一遍了。

我见过很多笨同志,在处理数据文档时,算一个数,就拿计算机改一个数。对这样的同志,恐怕Excel只是个摆设吧。但凡涉及数据方面的文件,用Excel处理肯定比Word方便多了,因为Excel可以自动运算。

可能还有很多人没有搞清楚Excel里ABCDEFG代表的是纵列,1234567代表的是横列。我建议这样的同志,去买本Office软件的书,或者去考个NIT认证、ITAT认证、微软认证,彻底给自己普及一下知识吧。

Excel除了有强大的数据处理功能,还有高效的图表生成能力。在选择图标时,我建议大家摒弃那些花里胡哨的图标,对于商业文档,最好用的是2D平面柱状图和曲线图。这两种图形简单实用,你只要将它的横纵坐标和断点说明白就行了。因为雷达图用多了,老板会看着比较累,并且不见得越全面越花哨就越好,何况还有很多客户是看不懂雷达图的。

在全部处理完毕文档的内容后,准备输出时,我建议把当前编辑好的、已经可以输出的文档另存在一个文档里,大家会问为什么要这么做。为什么呢?无论是在Excel、PPT,还是在Word里面,插入的图片都是矢量图,矢量图虽然可以在不失真的情况下被扩大缩小,但是图输出以后,有可能图片上的字周边会生出弯弯的锯齿状,特别不好看。所以建议大家在输出文档之前,将文档先存在一个备用文件里,以备文件输出以后出现矢量图变化的情况后,用PrntScr键或者QQ抓屏截图去替换输出版本中坏了的矢量图。截下来的图片就变成位图了,位图往往会自动对图片中的锯齿做修正,使它的周边变得平滑。这样图片就不会有锯齿了,看起来也更舒服了。

Office系列中,使用率高的另外一款软件就是PowerPoint—PPT。前面有几个章节我已讲过一些关于PPT的应用。这一章再补充一些。

如果文件中要用到一些表示流程的图,这些图没有复杂到需要用Visio处理的话,就可以选用PPT这个软件来处理。PPT对于制作流程图来说,还是相当方便的。

Visio里面所有的绘画元素,PPT都有,可以直接拿来用。最关键的一点,PPT做完流程图后的截图,没有锯齿,非常漂亮。但是,使用PPT一定要注意的一点是,我在前面的章节多次提到过,字号一定要用18号以上的,否则文字四周会有齿状,非常难看。

PPT要做得漂亮,是需要时间的,如果想又快又好地做好PPT,就要使用一些技巧了。比如说选用母版,实际上就是模板。

有人经常问我:“我想把你那个底图的LOGO挪一挪,为什么怎么挪都挪不动啊?”我说:“哥们,LOGO在母版里呢,只能延续继承使用。”什么是延续继承呢?延续继承就是将位置固定、大小固定、形式固定的图片做成母版,并将段落的大小、缩进、字号等等标准都统一在这个母版里,这样就不用每做一页PPT,还要将所有的东西都调整一遍,图片重贴一遍了。

当用PPT作演讲的时候,我们既要做大纲模式,也要做讲义模式。PPT是可以多屏幕播放的;在投影仪上播放大纲模式的时候,可以在笔记本上同时播放讲义部分,这样就不至于看着大屏幕,却想不起来针对这个大纲自己想讲什么内容了。

在前面的章节中也提到过,在准备PPT演讲展示时或者有重要会议需要用PPT进行演讲的时候,建议大家事先做一个演练彩排。PPT当中有贴心的排练功能,它可以自动计时,方便我们控制每页的演讲时间和节奏。

如果想让自己的PPT不只是单纯的文字配图,可以往里面加入Flash、视频剪辑,或者音乐文件,让它变得更加丰富多彩。这些内容都可以嵌入到PPT的页面中,只需要把想要加入的内容另存为一个自动播放的文件,然后利用演讲功能自动设定每段要播放的时长,然后选用循环播放或者单一播放的形式就可以了。当然嵌入声音还有一个技巧,一定要设置成不仅在本页播放,这样音乐才会成为整个PPT的背景,循环播放。这些功能都很简单,但它们可以让你的PPT作品极大地丰富起来。

我尝试过PPT更有技术性的功能,有一次,我需要用PPT给我的客户介绍当时我们公司的游戏场地,我们的游戏场地有很多,我需要分别给他们介绍,但是我不想按顺序讲,因为有时候客户会突然问某个场地的情况。所以,我就在PPT里做了特殊的设计:将每个游戏场地的情况做成“事件”的形式,嵌进每个游戏场地这个“对象”里。所以,当我将鼠标移动到某个游戏场地的名字上时,它就可以弹出一个框框,里面便有这个游戏场地的介绍。这种方法很实用,同学们可以去练习制作。

制作PPT时,还有一点需要注意,制作Word和Excel文件时也一样,如果你制作的这个文件是需要通过网络传送的,在给这个文件嵌入任何一个图片后,最后输出前,一定要在随便一个图片上双击,进入图片格式的设置栏(2008是设置栏,2007是设置框),进去以后,点压缩,压缩成邮件的96。dpi格式。用这个邮件的格式,就不会影响到文件在屏幕上看的效果,同时不要在“仅压缩当前文件”对话框里打钩,要全部压缩。对话框有没有打钩会决定两个同样文档大小却迥然不同,一个文档的大小只有几百K,另外文档会是几十兆那么大,尤其是PPT,这种情况最常见。只要你的PPT不会用来打印,一定要全部压缩。

大家一定要知道,PPT的精髓,不在于翻页的时候,内容是一点点以百叶窗的形式显示出来的,还是像飞碟一样转着飞出来,这些花哨的东西弄多了,客户看着会晕乎,并且一点用也没有。

萌学园:宿命之环  重生1975:开局撕毁回城调令  旧爱新欢  春色情满(1V1高干文)  长矛老师  牧神纪  三体全集(全三册)  还剩三个月命,请让我从容赴死  我怎么成了死对头的遗孀  玄鉴仙族!  仙人之上  重生2002我真的不是精神分裂  重生非洲:开局逼卡大佐退位  十日终焉:我为第十三种生肖  赤心寻天  我,恶女,只训狗不救赎(快穿 1VN)  秋潮(校园1v1)  三体前传:球状闪电  重生之大宋教书先生  神医王妃  

热门小说推荐
林家有女整治家风

林家有女整治家风

关于林家有女整治家风种田宅斗大女主无金手指无cp脾气暴躁一言不合就咬人村中有四霸恶狗公羊大鹅和林三丫林瑶睁开眼就目睹了家徒四壁,那叫一个寒酸。再睁眼又目睹了泼妇骂街,得不想动嘴打一顿就好了。从此林家三丫性情大变一言不合就开撕。重男轻女的偏心祖母,心思深沉祖父,独木难支的后娘,软弱无能的亲爹。上有两个任人欺辱的姐姐,下有两个后娘生的弟妹,更有恶毒叔伯一窝好吃懒做筛子精,真真是极品凑了一堆。从此...

足坛之开局点满任意球

足坛之开局点满任意球

关于足坛之开局点满任意球什么?竟然把任意球点满了,我明明点的是传球呀!!!沦为皇马队饮水机管理员的江浩,在一场国家德比最后时刻登场,以两粒直接任意球破门方式开始传奇人生。弗洛伦蒂诺我这辈子最大的错误,便是把江浩卖给巴伦西亚。齐达内我很幸运,江浩没有出生在我们那个年代。C罗江浩是历史最佳,我不如他。贝尔难以想象,我竟然会在速度上被人碾压。拉莫斯这家伙不是惧怕对抗吗,怎么铲不动?梅西...

仙道猎人

仙道猎人

林风穿越到了一个诡异的世界,成了凌虚观的一名小道士。但这世界原本的规则早已破碎,破碎的仙道流落到各种生物手中,滋生出无数邪仙异教。林风在机缘巧合下,被疯子师父血肉附体,还换上了一颗恶鬼的心脏,变成一个半人半鬼的怪物。红月,血雨,尸林倒挂,白蜡油翻滚中人祭,万人朝拜的黄金树,连绵不断的尸垛,不死癫狂的难民,佛世净土中...

万里追狼

万里追狼

关于万里追狼白龙,它不是龙,也不是马,它是一条白色的狗,是60年代华北地区某村的一条狗王。在那个狼灾泛滥的时代,白龙在主人福哥的照料下,历经坎坷,从一条小狗崽成长为一条勇猛的狗王,并和村里的狗一起担负起守卫村庄的责任。由此与村庄周围的狼群结仇,几番恶战,斗智斗勇。。。...

诸天带着随身空间到了四合院世界

诸天带着随身空间到了四合院世界

关于诸天带着随身空间到了四合院世界陈琦莫名穿越,来到一片湖心岛,发现拥有空间之后,并感应到世界种子,按其要求吸收物质供给小世界之种,然后就被排斥到四合院世界,开局城门口,因为衣服新颖而被误认为富家公子而被放行,进入城内遇到还在卖包子的未成年何雨柱,阻止了他被人骗,改变了他获得外号的命运,从而改变了主角的命运从其身上获得了气运,得到了一定的庇护避免了被四合院世界排斥而赶出世界。之后陈琦靠着何雨柱的帮助进入了四合院租了院子安定下来,靠着小世界的养殖种植能力,通过何大清介绍给丰泽园供应食材,之后开肉铺,接手杂货铺,开商行,买地,生意越做越大,于是很多事情很多人也纷至沓来,蝴蝶效应直接造成何大清成了丰泽园二厨,并再娶了。而陈琦只想收集这个世界的各种动植物然后去诸天寻找永生。持续的获取气运使得小世界内开始出现了生成中的四合院世界的信标传送门,完成之后就可以在离开这个世界之后就可以随时回到四合院世界。现在开启了荒野大镖客2救赎的第一幕第一个世界,四合院,第1章124章第二世界,荒野西部大镖客2125章第三世界,港综第四个世界待定。...

异能学校之遇上恋爱脑大佬

异能学校之遇上恋爱脑大佬

关于异能学校之遇上恋爱脑大佬选修课总是遇到女主被迫恋爱脑的魔修大佬vs表面小白实则腹黑爱玩的欧皇新生!简介一高考后准备报考的褚星禾,某天突然接到电话请问是褚星禾同学吗?这里是关山岭职业技术专修学院考生你好,这里是玄天宗职业技法大学招生办褚同学你好,这里是魔神机械设计学院招生办这不妥妥的诈骗电话吗?什么妖魔鬼怪的野鸡学校都打电话过来招生。听听这名字,褚星禾能信吗?当然不能!!!然而她还是被迫入学了。没人告诉她还有入学考试,怎么还有人上学带刀枪剑炮水晶球啊?这都算了!为什么入学考试是闯鬼屋?躲丧尸?跳大神越来越离谱了,得亏褚星禾从小见惯妖魔鬼怪,不然真得被创飞。简介二通识实践课就跟着魔修大佬一起选!结课巨快!为什么?他每个副本都得杀妻证道,主打就是一个大道无情!你进去老公还没喊出来,人就噶掉了!嘎嘎快。还有这种好事?褚星禾第一个冲了!然而她遇到的怎么不太一样?谁能来告诉她,为什么这个魔修大佬只会哭唧唧找老婆,甩都甩不开?...

每日热搜小说推荐